Cómo manejar la caja chica

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Cada organización tiene que realizar un seguimiento de su dinero. Sistemas Cuentas por cobrar gestionar el proceso de facturación, recepción y recogida. Sistemas Cuentas por pagar gestionar la revisión de facturas y proceso de pago. Gastos pequeños, sin embargo, puede llegar a costar más que el propio gasto de procesar. Un fondo de caja chica es una manera eficiente de administrar los gastos pequeños.

Nombrar una persona de confianza en su organización para manejar la caja chica. Esta persona va a desembolsar dinero en efectivo a otros y cobrar los recibos de los gastos. Los empleados deben usar la caja chica para pagar los gastos incidentales que no pueden ser facturados o pagados con una tarjeta de adquisición; por ejemplo, para pagar el franqueo para el correo que la oficina de correos entrega con portes debidos o para adquirir suministros y servicios de un proveedor local que sólo acepta dinero en efectivo.

Prepare un formulario de acuse de recibo de caja menor y requieren que el empleado que maneja el fondo para que la firme. En la forma, el empleado se compromete a utilizar el único fondo para gastos de negocios, para recoger y presentar los recibos de los gastos del fondo y para pagar cualquier déficit en la cuenta de caja chica de sus fondos personales. El formulario también debe indicar la cantidad de dinero que usted pone en el fondo y la fecha en que usted y el gerente firmar el formulario de reconocimiento.

Prepare un formulario de registro de caja chica que incluye la fecha del gasto, monto pagado, el beneficiario, artículos o servicios adquiridos, el comprador y el número de recibo.

Preparar un documento que describe los procedimientos de caja chica, y lo distribuirá a todos sus empleados. El documento debe explicar el procedimiento para que los empleados solicitar dinero en efectivo de la cuenta de administrador designado, los fines para los que es aceptable el uso de efectivo para gastos menores, la cantidad máxima de empleados en efectivo pueden utilizar para cualquier compra uno y el proceso de recogida de recibos y la documentación de las compras .

Guarde la caja y el formulario de registro en un lugar seguro, como un cajón de bloqueo, una caja en una oficina cerrada con llave o un seguro de oficinas. El monto de la caja chica debe tener a la mano depende de las necesidades de su negocio. Si el total del fondo de caja chica es de $ 300, financiar la cuenta con uno, cinco, billetes de diez y veinte dólares. Si el total del fondo de caja chica es de $ 1.000, financiar la cuenta con nueve billetes de cien dólares, y quedarse con $ 100 en billetes más pequeños.

Revise los registros de caja chica periódicamente para asegurarse de que los empleados se están conectando adecuadamente los gastos y conservar los recibos. Rellene el dinero en efectivo, según sea necesario, y tenga en cuenta el nuevo depósito en efectivo en el registro. Introduzca los gastos en efectivo desde el registro en los registros de contabilidad de la organización.

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